Es ampliamente reconocido que el mayor enemigo de la productividad son las interrupciones y distracciones, costándonos cada una hasta 20min para poder llegar al nivel de concentración / productividad que teníamos previamente en la tarea interrumpida. Uno de los principales generadores de distracciones para los que nos pasamos el día delante de una pantalla es el email. Hay otros elementos que también contribuyen a estas interrupciones como puede ser el teléfono, compañeros de oficina, mensajería instantánea, facebook, twitter … a los que dedicaré algún artículo en un futuro próximo. Pero volvamos al tema; llega un punto en que uno se plantea que pasa muchas horas en una silla delante de una pantalla y que quiere sacar el máximo provecho de ello, así es como en su día me puse a investigar cómo poder organizarme mejor y ser más productivo. Una de las primeras conclusiones a las que llegué es que mi trabajo no consiste en responder emails, simplemente es una herramienta que uso para facilitar la comunicación, esto es algo que la mayoría hemos olvidado en algún punto u otro y nos hemos convertido en adictos al email estando pendientes a todas horas y siendo uno de los peores elementos de interrupción que tenemos en nuestro trabajo. Así que decidí poner fin a esta adicción y por eso quiero compartir alguna de las claves que a mí me funcionan en la gestión del email:

Nunca miro el email a primera hora de la mañana: procuro planificarme las tareas que tengo que hacer la tarde anterior antes de finalizar mi jornada. La mañana para mi es el período más productivo del día y mirar el correo nada más empezar sería por un lado una forma de dispersarme y malgastar un tiempo y una energía que podría emplear mejor de otra forma y por otro lado seguramente echaría a perder toda la planificación del día, ya que emails nuevos habitualmente implican tareas nuevas y siempre tenemos la tentación de considerar urgente y prioritario lo último que nos ha llegado a la bandeja de entrada. Así que como ya tengo claro en que debo trabajar a primera hora de la mañana simplemente empiezo mis tareas olvidándome del email.

No tengo activada ninguna comprobación automática, notificación o servicio de push: parte de la culpa que seamos unos adictos al correo mirándolo a todas horas es que hoy en día todas la aplicaciones y dispositivos tienen notificadores y servicios push imponiéndonos casi casi que tengamos que hacer uso de ellos. Bien, por defecto parece que nos inducen a tener esta conducta, pero, ¿alguien se ha parado a pensar si realmente necesitamos ese nivel de bombardeo constante de datos? Seguramente la respuesta en la mayoría de casos es que no, almenos en el mío lo es. Así que la mejor forma de evitar la tentación de mirar que es eso nuevo que ha llegado es no saberlo.

Miro el email tres veces al día: si no tengo notificaciones a cada momento ¿cómo lo hago? Fácil, tengo establecido un horario en el que compruebo y proceso el correo. Habitualmente miro el correo a media mañana sobre las 11:00; a media tarde, sobre las 16:00-16:30; y si me queda tiempo, a última hora, antes de organizar y establecer las tareas para el día siguiente.

La excepción, las urgencias: a veces surgen cosas realmente urgentes, en mi caso sólo se dan cuando un servidor tiene alguna incidencia y tengo que actuar de forma inmediata. Para ello tengo activado un servicio push en mi teléfono móvil pero sólo para este tipo de mensajes. Si un cliente considera que tiene alguna urgencia siempre puede llamarme para que le atienda. En caso que se de muy a menudo que el cliente llame por cualquier cosa simplemente se trata de expicarle tu metodología de trabajo para que entienda que sólo te debe interrumpir para cosas realmente importantes.

Recibo los mínimos correos posibles: habitualmente recibimos muchos correos de subscripciones, notificaciones, listas… En mi caso no hacía el menor caso a la mayoría de éstos, así que sólo me hacían perder tiempo aunque fuera simplemente para borrarlos. En su día hice limpieza, ahora prácticamente no recibo ningún correo de este tipo.

Proceso todo el correo: cada vez que compruebo el correo dejo siempre mi bandeja de entrada vacía. Lo gestiono procesando de uno en uno secuencialmente de la siguiente forma:

• Respondo si me va a llevar menos de dos minutos: si puedo contestar un correo en dos minutos simplemente lo contesto ya que es más eficiente que guardarlo para hacerlo después.
• Archivo: si el correo tiene alguna información (p.ej. facturas, documentos…) que me será necesaria posteriormente lo archivo, clasificándolo en su sitio correspondiente.
• Borro: si es un correo en cadena, algún mensaje que no leeré nunca más y cosas por el estilo directamente los borro.
• Creo una tarea nueva: finalmente aquellos correos que me tomará un tiempo para contestar o que implican algún tipo de trabajo por mi parte los anoto en mi aplicación de gestión de tareas (Things) para procesarlos y hacerlos posteriormente.

Estos cambios los hice inspirado en la experiencia compartida por gente como: Zen Habits, David Allen (GTD), Signal vs. Noise, ThinkWasabi … y lo cierto es que resultan muy efectivos. Recomiendo a todo el mundo que pruebe de adaptarlos a su día a día.

¿Y vosotros? ¿Cómo gestionáis el correo?