Cómo gestiono las reuniones

En nuestro día a día tenemos multitud de reuniones: con clientes para tomar decisiones de proyectos, hacer seguimiento … con el propio equipo de trabajo para organizar y coordinar, otras de tipo comercial … Algunas son necesarias pero en general la mayoría son evitables. Tenemos la tendencia a organizar reuniones con demasiada facilidad para todo, y éstas por lo general nos cuestan más tiempo y recursos que beneficios siendo más eficiente y efectivo el uso de otros métodos de intercambio de información. Siempre tengo la sensación que las reuniones me parten el día y el flujo de trabajo, y cuando implican desplazamiento pierdo literalmente media jornada de trabajo. Para intentar minimizar los efectos negativos de las reuniones esta es la estrategia que adopto habitualmente:

  • Procuro asistir o convocar el mínimo de reuniones posibles. Una buena estrategia es intentar pasar las reuniones presenciales a llamadas por teléfono o conferencias por Skype. Muchas veces vemos que en pocos minutos hemos resuelto el tema y nos hemos ahorrado mucho tiempo. También es interesante intentar convertir lo que habitualmente son llamadas, aunque no sean reuniones, en emails ya que también son una gran fuente de interrupciones.
  • ¿Quién no ha asistido a esas reuniones de empresa, departamento … que se hacen por tradición de forma periódica para “estar al día” pero que no sirven de nada? Para la organización interna creo que lo mejor son las reuniones rápidas de pie como se realizan en algunas metodologías de desarrollo ágil o el uso de herramientas de comunicación pasiva (email, gestores de proyectos …) que permiten a cada miembro del equipo seguir con su flujo de trabajo y atender las peticiones y coordinarse con los otros de forma un más efectiva.
  • En las reuniones comerciales, tanto si me quieren vender algo como viceversa, procuro antes de hacer una reunión presencial ver por email o por teléfono si la cosa puede mínimamente cuadrar. Si ya veo que no funcionará nos ahorro tiempo a ambas partes.
  • En caso de tener que organizar la reunión:
    - Convocarla con tiempo suficiente.
    - Informar a todo el mundo de cuáles son los objetivos.
    - Convocar sólo a la gente imprescindible.
    - Fijar la duración de antemano para que no se alargue de forma excesiva.
  • Para substituir los momentos de divagaciones, distracciones, ideas locas … que ocurren en las reuniones está muy bien quedar para comer, tomar unas cervezas …

Os dejo algunos enlaces a artículos que tienen objetivos similares y que os pueden ayudar a formar vuestra propia estrategia en cuanto a reuniones:

5 comentarios sobre “Cómo gestiono las reuniones”

  1. MIGUEL CHECA dice:

    Hola Fracesc,

    Totalmente de acuerdo contigo. He trabajado en un par de multinacionales que convocaban miles de reuniones, muchas innecesarias, y que se alargaban por no tener objetivos y timmings definidos de antemano. Y sobre todo por que algunos miembros llegaban tarde, y al final todo eso es tiempo perdido.

    Solo discrepo contigo en un punto: yo sí que creo que son necesarias algunas, y sobretodo si se trabaja en departamentos con objetivos comunes una reunión semanal para resumir por de donde venimos y a donde vamos, y sobretodo para crear equipo y que unos puedan orientar o aconsejar a otros, especialmente en departamentos de ventas. Por supuesto que siempre puntualidad exigida y reuniones de 1h máximo.

    Saludos desde Argentina
    Miguel Checa

  2. [...] Cómo gestionar las reuniones blog.francesc.net/como-gestiono-las-reuniones/  por xavo hace 9 segundos [...]

  3. francesc dice:

    @miguel creo que estamos al 100% de acuerdo, no digo que todas sean inecesarias, sino que debemos pensar dos veces si es realmente necesaria o se puede tratar el tema por otra vía más eficaz y en caso de tener que hacer la reunión planificarla para que cumpla con sus objetivos, no se alargue … para reuniones de seguimiento diarias de los equipos están las stand-up meetings que creo que son muy apropiadas, almenos en mi sector.

    Sigue disfrutando de tu aventura motera por sudamerica, nos vemos a la vuelta ;)

  4. [...] » noticia original [...]

  5. Angel dice:

    Es tan evidente lo que comentas….Yo también participo de esa estrategia de trabajo, a veces menos de lo que debería, por el trato con algunos clientes. Acabo de llamarte por teléfono y entiendo que atenderlo a veces resulta incomodo por las interrupciones al trabajo…saludos, espero hablar pronto contigo.